Succesvol veranderen in organisaties: het kan echt!

Als organisatie sta je continu onder druk om relevant te blijven. Daarbij is het cruciaal dat je je medewerkers meekrijgt in de verandering. Veel organisaties worstelen daar echter mee. In dit artikel gaan we in op een succesvolle veranderaanpak voor complexe en impactvolle verandertrajecten. We pleiten voor een sterke centrale veranderaanpak, aangevuld met maatwerk op decentraal niveau en een intensieve verbinding tussen beide componenten.

Begin met de medewerker centraal te zetten 

Veranderprojecten hebben veel impact op de organisatie, zijn vaak complex en kennen meerdere stakeholders. Volgens onderzoek van McKinsey mislukt 70% van de veranderprojecten dan ook. Dat is een stuitend percentage. Wij zien in de praktijk dat er vaak te weinig oog is voor de medewerker op wie de verandering effect heeft. Als je succesvol wilt veranderen, en je bent voor het succes van de verandering afhankelijk van het gedrag van mensen, dan moet je hén centraal zetten gedurende het hele proces van de verandering. Alles begint bij deze overtuiging. Stel de medewerker centraal in je verandertraject.

Eén holistische ervaring

Grote, omvangrijke veranderingen kennen vaak meerdere stakeholders. Dit levert verschillende projectteams op, die allemaal vanuit hun werkgebied met de verandering bezig zijn. Dit leidt tot uiteenlopende communicatieboodschappen, afkomstig van bijvoorbeeld de directie, HR, communicatie, ICT en facilitair. Deze boodschappen belanden rijp en groen op het bord van de medewerker. Ze verschillen van onderwerp, vereisen verschillende acties en zijn niet op elkaar afgestemd qua timing. Hiermee bereik je geen succes. De ambitie moet zijn om er voor de medewerker één holistische ervaring van te maken. Dat kan alleen als je de medewerker als vertrekpunt neemt en de verandering vanuit een centraal punt coördineert en aanpast op decentraal niveau.

Om dit te verduidelijken, maken we in dit artikel gebruik van een voorbeeld gebaseerd op een werkelijke situatie. We gaan uit van een samenvoeging van meerdere bedrijven tot één groot bedrijf. Deze transitie raakt zo’n 10.000 medewerkers, allemaal op een andere manier.

1. De Centrale Veranderaanpak

Voor elk van de medewerkers is de overkoepelende boodschap gelijk: we worden één groot bedrijf. Deze boodschap gaat gepaard met specifieke informatie, die afkomstig is van diverse stakeholders. Bijvoorbeeld op het gebied van branding, naamgeving en kleur, wijzigingen in ICT, functies en op directieniveau. Alle bedrijfsbrede boodschappen wil je het liefst coördineren vanuit één centraal punt, op eenduidige wijze, met een herkenbare structuur en vorm en qua timing op elkaar afgestemd. Vanuit de centrale aanpak creëer je één waarheid voor alle medewerkers.

Voorbeelden van middelen op centraal niveau zijn intranet, centrale bijeenkomsten, algemene instructievideo’s, handleidingen, een digitale leeromgeving en bedrijfsbrede attenties, bijvoorbeeld om mijlpalen te vieren.

Voordelen van een centrale aanpak zijn:

• Eén waarheid voor alle medewerkers
• Grip op de informatiestromen, timing en op de inhoud
• Eenvoudig om verantwoordelijkheden en rollen toe te kennen voor het beheer van de informatie

2. De Decentrale Veranderaanpak

De omvang, en daarmee de impact van de verandering, verschilt per medewerker. De één krijgt bijvoorbeeld te maken met een nieuwe leidinggevende, nieuwe werklocatie en nieuwe werkkleding, de ander niet. Daarnaast verkeren medewerkers in verschillende stadia van de verandering, zijn er verschillen tussen medewerkers in hun ontwikkel- en leerbehoefte en in hun persoonlijk welzijn. Daarom is op decentraal niveau maatwerk vereist, van middelen die op centraal niveau zijn voorbereid.

Op decentraal niveau spits je de centrale middelen specifiek toe op de individuele situatie van de medewerker en diens (informatie)behoefte. Een voorbeeld hiervan is het decentraal en passend beschikbaar stellen van de centrale digitale leeromgeving, specifiek voor de verandering van die medewerker. Bijvoorbeeld door een dashboard op maat te maken.

Voordelen van een decentrale aanpak zijn:

• Door mensen op maat te helpen, bespaar je hen kostbare werktijd omdat zij niet betrokken hoeven worden bij veranderactiviteiten die hen niet raken. Daarbij hoeven ze zelf niet te prioriteren binnen de verandering, dat is al voor hen gedaan.
• Decentraal contact geeft inzicht in wat er ‘op de werkvloer’ gebeurt, hoe er op verschillende plekken in de organisatie op de transitie wordt gereageerd.
• Door decentraal te weten welke vragen er zijn en door hier adequaat op te reageren, bouw je vertrouwen op, wat de veranderbereidheid vergroot en tot minder ongewenste escalaties leidt.

3. Verbinding tussen centraal en decentraal

Om succes te bereiken, is de verbinding tussen centraal en decentraal essentieel. Werk je met digitale middelen, dan is de verbinding digitaal te leggen door middel van online monitoring. Bij grote projecten is het belangrijk om ook menselijke krachten in de zetten. ‘Verandercoaches’ zijn daarin een goed voorbeeld.

Verandercoaches verlenen lokaal ondersteuning om medewerkers mee te nemen in de verandering. Met een op maat aanpak, krijgen lokale verschillen hierdoor de aandacht die nodig is. De verandercoaches worden voorzien van informatie van het centrale veranderteam en weten dit te vertalen naar de decentrale behoefte. Omgekeerd voorzien zij het centrale veranderteam van informatie vanaf de werkvloer, zodat er goed zicht is op wat er in werkelijkheid gebeurt.

Het belang van een goede verbinding tussen centraal en decentraal, is:

• Door centraal en decentraal goed met elkaar te verbinden, creëer je een ijzersterke verbeterloop in je organisatie. Wat geleerd wordt op locatie X kan ook waardevol zijn voor locatie Y. Door op centraal niveau aanpassingen te doen, kan Y hier ook gebruik van maken.
• Alles via een centrale aanpak, volstaat niet. Maar alles op een decentrale manier verzorgen is onbeheersbaar en gaat ten koste van de kwaliteit, het overzicht en het resultaat. Door snelle terugkoppeling krijgen medewerkers snel antwoord, wat ze tijd, onrust en onzekerheid bespaart.
• Door een goede samenwerking tussen centraal en decentraal, creëer je de optimale flexibiliteit die nodig is om grote aantallen mensen op een passende manier door de verandering heen te helpen.

Conclusie

Succes in verandertrajecten bereik je als medewerkers op maat ondersteund worden in de verschillende stadia van de verandering en wanneer je onderscheid maakt tussen het centrale en decentrale perspectief in het hele veranderproces. Des te groter de verandering en de impact ervan op medewerkers, des te meer aandacht je moet besteden aan de juiste veranderstrategie.

Door in verandermanagement de medewerker centraal te stellen heb je de eerste slag al gewonnen. Daarnaast is het zaak om een slimme structuur te ontwerpen met een centrale en decentrale component, die passend is voor jouw organisatie en die past bij de aard van de verandering. Daarmee borg je de kwaliteit van de transitie, zowel op centraal als decentraal niveau. Met een ‘one size fits all’ benadering is het onmogelijk om succes te bereiken met de verandering.

Meer weten?

We helpen graag mee met het opzetten van een veranderaanpak. Ook kunnen we adviseren of intervisie geven op jouw verandervraagstuk. We inspireren door korte trainingen over verandermanagement en door verander workshops te geven. Deze laatste zijn ook erg leuk om in te zetten tijdens hei- of leidinggevenden dagen. Ben je nieuwsgierig, neem contact met ons op.