Hoe zorg je dat iedereen zich na migratie naar de Cloud wel aan de werkafspraken houdt?

“Hoe zorg ik dat medewerkers zich na de migratie naar de cloud wel aan de werkafspraken houden? Voor we migreerden naar netwerkschrijven, hebben we ook afspraken met elkaar gemaakt, maar medewerkers doen toch hun eigen ding, waardoor de informatiehuishouding uiteindelijk weer een rommeltje wordt.”

Deze prangende vraag kwam van een deelnemer aan ons webinar voor de overheid Grip op documenten, de medewerker centraal. Voor Kim Kaars, al 9 jaar werkzaam als Digital Employee Experience consultant bij Mixit, is deze vraag heel herkenbaar. Zij heeft al veel overheidsinstanties van binnen gezien en ziet het overal gebeuren. Omdat medewerkers gewend zijn om privé, bijvoorbeeld voor de voetbalclub of de oudercommissie zelf hun digitale werk in te delen, zoeken ze ook op hun werk naar de manier die voor hen het makkelijkste werkt. Vaak tot frustratie van IT die gebonden is aan wet- en regelgeving en probeert de informatiehuishouding beheersbaar te houden. Waarom lukt dat niet?

Tijdens het webinar geeft Kim een stappenplan dat ze toelicht aan de hand van een migratietraject van de gemeente Tilburg. In deze blog geven we een korte samenvatting van het webinar. Wil je meer horen en zelf vragen stellen aan Kim? Laat dan hier je gegevens achter, dan houden wij je op de hoogte van het volgende webinar.

Waar gaat het fout?

Allereerst, waarom is de informatiehuishouding bij de overheid zo ingewikkeld?

In de praktijk zien we dat het naleven van werkafspraken over het opslaan van documenten fout gaat omdat mens, techniek en organisatie niet in balans zijn. Tijdens het project van de migratie wordt vooral gekeken welke bestanden gemigreerd moeten worden en hoe dat binnen tijd en budget gerealiseerd kan worden. Het projectteam gaat ervan uit dat iedereen op dezelfde manier met documenten omgaat, terwijl in werkelijkheid de afdeling financiën heel anders met informatie omgaat dan de afdeling facilitaire zaken of het klantcontactcentrum.

Extra stap in de projectaanpak

Die aanpak is niet per se verkeerd maar er ontbreekt een belangrijke stap, namelijk het vaststellen van het uniforme informatiebeleid. Wat zijn de richtlijnen waar je je als organisatie aan moet houden?

Deze stap moet worden toegevoegd voor de echte migratie. Vervolgens moet na de migratie worden gevalideerd of het uniforme informatiebeleid ook echt aansluit op de manier van werken van de medewerkers. Kunnen zij hun weg vinden of zijn er aanpassingen nodig?

Andere samenstelling projectorganisatie

De grootste verandering om een migratietraject te laten slagen, zit echter in de projectorganisatie, legt Kim uit. Dit moet een werkgroep worden waar ook mensen uit de praktijk deel van uitmaken. Zij zijn de scharnieren. Hun rol is afspraken te maken met hun collega’s op de afdeling over het uniforme informatiebeleid. Zij weten hoe er gewerkt wordt op de afdeling, wat wel en niet werkt en kunnen daardoor het beleid vertalen naar hun eigen afdeling. Door hen mee te nemen, voelen ze zich medeverantwoordelijk voor de informatiehuishouding.

Medewerkersreis

Per doelgroep werd een eigen medewerkersreis opgesteld. Vaak wordt er voor klant wel een customer journey opgesteld maar intern zijn we dit niet gewend, terwijl dit in een verandertraject juist heel effectief werkt. In de reis ligt vast waar de medewerker op dat moment (mogelijk) behoefte aan heeft. Die materialen, trainingen en bijeenkomsten liggen voor elke stap vast.

Het voordeel hiervan is dat deze reis ook gebruikt kan worden om nieuwe medewerkers snel in te werken. Hoe deze reis werkt, vertelt Kim uitgebreid in het webinar.

Voorwaarden voor een succesvolle transitie

Voor een succesvolle transitie naar een georganiseerde informatiehuishouding moet je als projectorganisatie dus minimaal voldoen aan de punten die we in de voorgaande paragrafen hebben toegelicht, maar er zijn nog een aantal voorwaarden. We noemen de belangrijkste:

• Vaststellen uniform informatiebeleid in projectopzet.
• Toevoegen werkgroep (en sponsors en ambassadeurs) aan projectorganisatie.
• Na migratie: testen of uniform informatiebeleid aansluit en waar eventueel aanpassingen nodig zijn.
• Niet meer praten over applicaties, maar over de mensen die ze gebruiken.
• Opstellen persona’s en (medewerkers)reis per doelgroep.
• Verbintenis van management om capaciteit vrij te maken voor verandertraject.
• Informatie over systemen en het opslaan van documenten beschikbaar stellen, in begrijpelijke taal, op één centrale locatie.

Alleen met goodwill van je collega's slaagt de migratie

Deze blog is een heel beknopte weergave van het webinar Grip op documenten, de medewerker centraal. Zoals de titel al aangeeft, is de belangrijkste boodschap die Kim de deelnemers meegaf: Zet je mensen centraal in het migratietraject. Neem ze mee (vanaf het begin) en maak er niet louter een IT-feestje van.

In het project voor Tilburg merkte ze tijdens de roadshows langs de verschillende afdelingen dat medewerkers in eerste instantie met een strak gezicht luisterden naar wat er ‘nu weer ging gebeuren’ maar dat in de loop van de tijd een omslagpunt kwam waarna mensen bereid waren om actief mee te werken. Deze goodwill heb je nodig om je migratietraject te laten slagen!

Loop jij in jouw organisatie er ook tegenaan dat collega’s zich niet houden aan de afspraken over hoe je documenten opslaat? En wil je weten hoe je dat wel voor elkaar krijgt? Stuur ons dan een e-mail, dan laten we je weten wanneer we weer een webinar houden over dit onderwerp. Voor meer inspiratie kun je ook onze blogs lezen over informatiehuishouding bij de overheid. Deze vind je in de Kennisbank.