De kloof tussen IT & zorg: communicatie biedt de oplossing

We lezen het overal: de zorgverlener is overbelast en er moet steeds meer zorg verleend worden met steeds minder mensen. We stevenen af op wat al een ‘zorginfarct’ genoemd wordt. Vroeg of laat krijgen we allemaal met een zorgvraag te maken, daarom is het voor iedereen belangrijk dat we hier een oplossing voor vinden. Als je werkt in een zorginstelling als communicatieprofessional dan kan je hier je steentje aan bijdragen!

IT kan de zorg vooruit helpen, maar dat lukt onvoldoende

Zorg moet slimmer en sneller als we de problemen het hoofd willen bieden. Digitale oplossingen gaan daar een grote bijdrage aan leveren. We hebben allemaal al ervaren dat tijdens de pandemie opeens veel meer op afstand kon, ook afspraken met een arts of verpleegkundige. Ook zijn er al veel slimme apps die waardes van patiënten op afstand in de gaten houden (telemonitoring). En het aantal digitale innovaties gaat alleen maar groeien. De afdeling IT biedt dus veel mogelijkheden om de zorg vooruit te helpen.

Maar we zien dat het de IT-afdeling regelmatig onvoldoende lukt om aan te sluiten bij wat de zorg écht nodig heeft. In veel zorgorganisaties hoor je geluiden dat IT niet begrijpt wat de zorg nodig heeft. Veel zorgverleners voelen zich niet gehoord, of niet meegenomen bij de ontwikkeling van weer een nieuwe toepassing, of een nieuwe versie van het ECD/EPD. Daarbij zijn veel van hen wel eens teleurgesteld door haperende of verouderde programma’s. IT blijkt wel ver van de dagelijkse praktijk van een zorgverlener te staan.

Deze afstand of kloof tussen zorg en IT remt de digitale ontwikkeling en innovatieve slagkracht van de zorg. Zonder deze belangrijke connectie lopen we met elkaar het risico dat de inzet van technologie als een van de belangrijkste oplossingen voor de problemen in de zorg niet succesvol is. Het is dus belangrijk dat de kloof gedicht wordt, en daarbij speel jij als communicatie-expert een onmisbare rol!

Communicatie speelt een belangrijke rol in de zorg

Vanuit jouw communicatie-expertise heb je een aantal belangrijke sleutels in handen om te zorgen dat de digitale vooruitgang beter is afgestemd op de zorg, en deze echt vooruit gaat helpen. Drie belangrijke aandachtsgebieden gaan jou helpen om het volgende technische project tot een succes voor de medewerker te maken:

1. Zet de medewerker centraal voor een passende oplossing

Het moet niet gaan over een tool, maar over wat deze toevoegt aan de zorg. Jij kunt je IT-collega helpen om niet te redeneren vanuit technologie, maar vanuit de zorgmedewerker: heb het niet over tools of applicaties maar over wat iemand ermee kan dóen. Daarvoor moet je de die praktijk kennen en in gesprek zijn met de gebruikersgroep.

Faciliteer sessies waarbij je de verschillende doelgroepen uit het huis samenbrengt met IT om te praten over kansen en knelpunten die ze ervaren, verzamel deze als input voor IT. Alleen door echt te luisteren kun je relevant zijn voor deze doelgroep. Vanuit communicatie heb je de skills om deze vertaalslag te maken.

Tips hierbij: zoek de zorgmedewerker op waar ze toch al samenkomen. Loop langs de koffiekamers, of ga eens bij het kledinguitgiftepunt staan en stel een paar korte vragen. Zo heb je direct relevant contact!

2. Ondersteun de verandering

Als door IT iets nieuws wordt opgeleverd, dan is het feit dat het aanstaat niet voldoende. Dan gebeurt er nog niets. Degene die er mee moet werken moet meegenomen worden in deze nieuwe toepassing om deze succesvol te kunnen gebruiken, anders blijven ze werken zoals ze al deden en is er niets bereikt.

Vaak verandert er meer dan alleen een systeem of tool. Waarschijnlijk verandert er ook een aantal handelingen, of moet er een andere mindset komen. IT kan dat niet alleen overzien; ook daar kun jij vanuit je communicatie expertise aan bijdragen. Wat is de hele impact voor de medewerker?

De verandering ondersteun je door een aantal communicatiemomenten slim te combineren met het inzetten van sponsors en ambassadeurs, en een aantal trainingselementen. Hiervoor kun je het model van Prosci voor gebruiken, of een ander verandermodel. Belangrijk is dat je voldoende aandacht hebt voor de individuele medewerker.

3. Toets of de oplossing succesvol is

Misschien ben je als communicatieprofessional niet zo gewend om te meten, maar meten kan je heel veel inzicht geven in hoeveel je daadwerkelijk bijdraagt om de zorg te verbeteren. Je kunt beginnen bij het meten van het bereik van de middelen die je inzet.

• Wordt het belangrijkste nieuws gelezen?
• Begrijpt iedereen de kernboodschap?
• Vind men de weg naar de veelgestelde vragen?

Een nadere belangrijkere graadmeter voor het succes van de nieuwe toepassing is of de medewerkers er blij mee zijn. Dit moet je meten om te weten of je op de goede weg bent.

Tip: via bestaande communicatiekanalen (intranet, nieuwsbrieven) kun je korte polls of vragenlijsten uitzetten om deze feedback te vergaren. Of je bedenkt iets ludieks! Zelf heb ik wel eens een rode en een groene wasmand neergezet op de plek waar de bedrijfskleding werd ingeleverd. Rood voor ‘niet blij’ en groen voor ‘wel blij’. Wie niet blij was stelde ik nog een aantal korte vragen zodat ik een goed beeld kreeg bij wat nog niet goed ging, zodat we dat weer op konden pakken.

Direct contact en een feedbackmogelijkheid geeft het gevoel van betrokkenheid en voedt daarmee het vertrouwen in de tool of applicatie.

Ik zou het leuk vinden om van je te horen wanneer je een van deze tips hebt toegepast, en ga ook graag in gesprek om mijn ervaring met het begeleiden van veranderingen in de zorg te delen!