Adoptie voor de hele organisatie: stel jezelf deze drie vragen

Hoe succesvol zijn jullie digitale werkplekken? Zijn deze geïmplementeerd omdat iedereen nou eenmaal met digitale werkplekken werkt of zijn ze echt van toegevoegde waarde voor de medewerkers? En geldt dat voor een deel van de medewerkers of echt voor alle medewerkers?

Onze filosofie: een werkplek is alleen succesvol als deze zinvol is. Zowel voor de organisatie als voor de werknemer. In een reeks artikelen gaan we dieper in op wat zinvol gebruik inhoudt. In deze blog: hoe zorg je dat de digitale werkplek zinvol is voor iedereen binnen de organisatie?

Beleidsmedewerker of buitendienst medewerker?

Om zinvol gebruik voor jouw organisatie te definiëren, moet je eerst je doelstelling bepalen. In onze eerdere blog gaan we daar dieper op in. Vervolgens is het belangrijk om te kijken of dit overeenkomt met wat medewerkers nodig hebben in hun dagelijkse werk om bij te kunnen dragen aan de organisatiedoelstelling. Want als je medewerkers de digitale werkplek niet gebruiken, wordt het zeker geen succes. Maar de ene medewerker is de andere niet. Het is nogal een verschil of je beleidsmedewerker, frontdeskmedewerker of buitendienstmedewerker bij de plantsoenendienst bent. Zelfs als je voor dezelfde gemeente werkt, is je behoefte aan ondersteuning nogal verschillend in die rollen. Komt jouw werkgever niet tegemoet aan die behoefte, dan is de werkplek voor jou niet zinvol. Zo simpel is het!

3 Vragen om je doel te bereiken

En toch zien we vaak dat het in de praktijk wel zo gaat. Daarom - voordat we überhaupt ook maar beginnen over persona’s- geven we je drie belangrijk vragen die iedere organisatie zichzelf moet stellen om iedereen aan boord te krijgen bij de implementatie van een digitale werkplek. Deze vragen stel je jezelf bij elk afzonderlijk thema opnieuw:

Om duidelijk te maken hoe verschillend doelgroepen kunnen zijn, maken we het concreet met de rollen die we hierboven noemden: beleidsmedewerker, frontdeskmedewerker en een medewerker groenvoorziening bij de gemeente. Stel dat de gemeente als doelstelling voor de digitale werkplek heeft om burgers beter te bedienen, en dan vooral door slimmer en meer datagedreven te werken.

1. Geldt dit thema voor alle doelgroepen?

Een buitendienstmedewerker zal minder vaak van een digitale werkplek en data gebruik maken dan een beleidsmedewerker en een frontdeskmedewerker. Hun behoeftes zijn totaal verschillend. Een beleidsdienstmedewerker bouwt op data om beleid op te stellen. Voor een frontdeskmedewerker geldt vooral dat hij of zijn de data van de burger snel en inzichtelijk voor zich heeft als de burger aan het loket staat. De buitendienstmedewerker zal weinig achter de digitale werkplek zitten maar voor hem/haar kan het wel praktisch zijn om via de telefoon te zien waar hij/zij morgen aan de slag moet.

2. Is het succescriterium gelijk?

Ook de succescriteria zijn voor de rollen verschillend. Voor de beleidsmedewerker is dit te meten door in hoeverre beleidsmedewerkers meer gemeentedata gebruiken om beleid op te stellen. Voor de frontdeskmedewerker kan gemeten worden of de afhandeling aan het loket sneller gaat. Voor de plantsoenendienstmedewerker kun je in relatie tot de organisatiedoelstelling meten of er minder klachten zijn over de groenvoorziening in de gemeente.

3. Wat is het beste adoptietraject?

Voor alle drie de functies is een ander adoptietraject nodig. Van een beleidsmedewerker mag je verwachten dat deze gewend is digitaal informatie te zoeken. E-learning modules en digitale nieuwsbrieven zijn dan misschien een goede optie. Voor de buitendienst- en frontdeskmedewerkers is het wellicht handiger om de teamleider te betrekken en face-tot-face trainingen te geven. Belangrijk is om steeds te meten of je de benodigde doelgroepen bereikt.