Over vilans

Vilans is de landelijke kennisorganisatie voor langdurende zorg. Hun missie is zorgen dat (langdurige) zorg beter werkt, rondom de cliënt. Dat vraagt samenwerking met andere zorgorganisaties, partners op het gebied van wonen en welzijn, mantelzorgers en natuurlijk de cliënt zelf. Wij mochten ze helpen flinke stappen te zetten in het slimmer werken...

de uitdaging
aanwezige kennis beter beschikbaar maken

Vilans had een duidelijk doel voor ogen met de nieuwe digitale werkplek: ze wilden de aanwezige kennis beter beschikbaar maken, onafhankelijk van plaats en moment. Binnen de kaders van Office 365. Samen zijn we daarop het project Slimmer Digitaal gestart: deels een technische opdracht (de architectuur), deels ook een flinke kluif om de gehele organisatie mee te krijgen.

de oplossing
Techniek

We hebben alle communicatie, informatie en hulpmiddelen (apps als Planner en OneNote) samengebracht in Microsoft Teams. Alle documenten zijn verhuisd van lokale pc’s en gedeelde schijven naar de Onedrive cloud. De informatie maakten we bijvoorbeeld door middel van een zelf ontwikkelde chatbot zo toegankelijk mogelijk.

Medewerkers

Met alleen de juiste tooling ben je er nog niet. We introduceerden het programma Working Out Loud, waarin we mensen lieten zien hoe belangrijk (maar ook leuk) het is om iets van je werk te delen met collega’s. Dit zorgt voor een positieve mindset. Daarnaast creëerden we praktische content: trainingssessies, online video’s en handleidingen. Tenslotte waren we altijd digitaal én fysiek (Helpdesk dichtbij de koffiemachine!) bereikbaar voor vragen.

Wat vonden medewerkers van Working Out Loud?

"Door de kleine groepjes kon je leren van vragen die anderen hadden, die ik zelf in eerste instantie niet bedacht zou hebben. Maar was er ook voldoende tijd voor individuele uitleg."

"De trainingssessie door Mixit is klein gehouden. Niet meteen heel breed getrokken. Genoeg informatie om aan de slag te gaan. Duidelijke presentatie, duidelijke oefening. Alles prima!"

"Het Working Out Loud programma was praktisch ingericht, lekker zelf aan de gang. Leuk om samen met collega's dingen opnieuw te ontdekken!"

Resultaten
De hele organisatie is in 1 keer succesvol gemigreerd naar MS Teams en Onedrive
De hele organisatie is in 1 keer succesvol gemigreerd naar MS Teams en Onedrive
De opkomst en beoordeling van trainingsdagen waren zeer hoog (bijna 100% zou de training aanbevelen aan collega’s)
In de interne databank worden steeds meer bestanden onderling gedeeld
In de eerste 3 maanden gebruikt 78% van de medewerkers dagelijks MS Teams
In de eerste 6 maanden is het aantal verzonden e-mails met 55% gedaald
Meer dan 90% van de deelnemers zou ons Working Out Loud programma aanraden aan collega’s
Projecten en afdelingen laten zichzelf meer zien, waardoor medewerkers meer samenhang en samenwerking beleven
meer weten over deze case?
Neem dan contact met ons op
Lars van Dijk
Samen een digitale oplossing realiseren voor knelpunten op de werkvloer is wat mij motiveert in het dagelijks werk. Ik hou mij graag op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in deze tak van sport om zo een passend advies te geven. Buiten de digitale wereld ga ik graag hardlopen en (daarna) koken!
Lars van Dijk
Digital workplace consultant
aan de slag
wil je ook beter resultaat met digital workplace design?