Om Vebego toekomstbestendig te maken, zet de organisatie sinds 2020 koers richting elf grote bedrijven in vier kernlanden. Dat is een groot verschil met het aantal organisaties dat vóór deze periode onder verschillende vlaggen onder Vebego opereerde. Een van de wijzigingen betrof de samenvoeging van 8 schoonmaakbedrijven van Vebego naar één Vebego Cleaning Services. Deze is sinds 1 januari 2023 een feit. Vebego besefte dat de transitieperiode met name voor de leidinggevenden extra uitdagend zou zijn.
Mixit werd door Vebego gevraagd om gezamenlijk een geïntegreerde veranderaanpak op te zetten, met veel ruimte voor persoonlijke aandacht. Het doel van de veranderaanpak was om iedereen op een fijne en veilige manier te laten starten in een betekenisvolle functie en om zich vertrouwd te voelen in een nieuw team in een nieuwe organisatie. Daarbij was de extra uitdaging om collega’s zo min mogelijk af te houden van hun huidige werk, dat tijdens de transitie gewoon doorliep.
De aard en diversiteit van de veranderingen
De transitie naar het nieuwe Vebego Cleaning Services raakte medewerkers ieder op een andere manier. Over het geheel genomen betroffen de veranderingen het werken in een nieuw team, op een nieuwe werklocatie, in nieuwe functies, met nieuwe klanten, nieuwe leveranciers, met andere werkwijzen en applicaties en met nieuwe arbeidsvoorwaarden. Ook vonden er veranderingen plaats in de zes bedrijfsprocessen. Eén verandering was echter voor alle leidinggevenden gelijk: de invoering van AFAS, een HR/ payroll applicatie. Ook andere organisaties van Vebego stapten over naar dit nieuwe systeem.
De aanpak
Als eerste werd onder leiding van Christel Maessen, Change Lead bij Vebego, een Change team van 15 personen opgezet. Het team bestond uit: zes verandercoaches, eLearning specialisten, een communicatieadviseur, een changemanager specifiek voor de AFAS implementatie en Mixit consultants. Er werden 3 fasen onderscheiden:
Fase 1: Begrijpen. Wat gaat er voor wie, wanneer, veranderen?
Fase 2: Ondersteunen. Het vormgeven en realiseren van de veranderaanpak (incl. benodigde interventies)
Fase 3: Bereiken. Succes bereiken & bijsturen
Begrijpen
Door middel van verschillende co-creatie sessies en interviews, hebben we samen met de stakeholders en experts in kaart gebracht wie allemaal door de transitie geraakt zouden worden en hoe. Cruciaal hierin waren de leidinggevenden. Niet alleen omdat deze doelgroep zelf het hardst werd geraakt in de transitie maar ook omdat de leidinggevenden de belangrijkste rol vervulden in het meenemen van alle medewerkers. Veel van de interventies in de aanpak werden dan ook ingestoken op het ontzorgen en begeleiden van de om en nabij 240 leidinggevenden in de organisatie, om hun goed de ruimte te geven om hun medewerkers mee te nemen in de verandering.
Samenvoeging naar één groot schoonmaakbedrijf:
- 240 leidinggevenden
- 5250 medewerkers in de operatie
- 200 medewerkers op de kantoren
- 118 experts van de diverse werkprocessen
Implementatie van AFAS:
- Vebego Cleaning Services: 5800 medewerkers
- Alpheios: 132 medewerkers
- Hago Zorg en Joint Ventures: 3800 medewerkers
- Vebego Service & Expertise: 163 medewerkers
Ondersteunen
Nadat we alles zorgvuldig in kaart hadden gebracht, hebben we een geïntegreerde veranderaanpak voor alle bedrijven rondom alle veranderingen vormgegeven. Een belangrijk onderdeel hiervan was de nieuwe kennis die medewerkers tot zich moesten nemen om de nieuwe bedrijfsprocessen goed te kunnen gebruiken.
Twee belangrijke onderdelen van de veranderaanpak waren de digitale leeromgeving en de verandercoaches om leidinggevenden te ondersteunen.
De digitale leeromgeving bevatte voor verschillende doelgroepen de leermodules op maat, die zij moesten volgen om goed voorbereid te zijn.
De verandercoaches waren een ‘high impact ondersteuning’ voor de 240 leidinggevenden. De verandercoaches namen geen taken over van de leidinggevenden, maar hielpen hen te prioriteren, fungeerden als vraagbaak, dienden als luisterend oor, dachten mee en waren de verbindende schakel met de rest van de organisatie voor het beantwoorden van vragen en voor het afstemmen van de digitale leeromgeving naar behoefte.
De verandercoaches vormden ook een continue feedbackloop met het changeteam. Zij verzamelden alle vragen die vanuit de organisatie kwamen en zorgden dat iedereen een persoonlijk antwoord terugkreeg.
Bereiken
Door continu te meten en bij te sturen konden we een succesvolle veranderaanpak bereiken. Extra aandacht ging uit naar het gewenste gebruik van de Digitale Leeromgeving, het aanvullen en optimaliseren van de adoptiemiddelen en het organiseren van fysieke bijeenkomsten, waar dat nodig was.
Een ander aandachtspunt was dat met name in de eerste fase van de transitie veel vragen speelden bij medewerkers en leidinggevenden. Door deze vragen snel te beantwoorden was er minder onrust en waren er minder escalaties.
Resultaten
Een succesvolle veranderaanpak heeft geleid tot een goede transitie bij Vebego in de totstandkoming van één Vebego Cleaning Services. Daarbij heeft de aandacht die besteed is aan het ondersteunen van de leidinggevenden, bijgedragen aan de succesvolle transitie en aan het welzijn van de medewerkers.
74% van de respondenten (leidinggevenden) van Vebego Cleaning Services (n=165) is tevreden over de aanpak en zegt dat ze vaker op deze wijze begeleid willen worden.
80% van de respondenten (leidinggevenden) van Vebego Cleaning Services (n=165) is tevreden over hoe de verandercoach hen heeft begeleid in de verandering.
71% van de respondenten (leidinggevenden) van Vebego Cleaning Services (n=165) geeft aan dat de digitale leeromgeving hen heeft geholpen die nieuwe bedrijfsprocessen eigen te maken.
Onze bijdrage
- Focus op Employee Experience
- Partner van opdrachtgever & deel uitmaken van het Change Team
- Digitale leeromgeving: verantwoordelijk voor het verzamelen en aanleveren van de juiste content
Verandercoaches: definiëren van de rol, helpen bij de werving en het inwerken van verandercoaches en het deels zelf vervullen van de rol
Bijsturing:
- Vragen die uit de organisatie loskwamen in Fase 1 verzameld en direct van antwoorden voorzien.
- Structuur aanbrengen in werkafspraken en rolverdeling.
Noot van de opdrachtgever
Mixit heeft geholpen met het opstellen van een gestructureerde en geïntegreerde veranderaanpak. Zij hielpen mij tijdens de uitvoeringsfase mee in het behouden van het overzicht. Daarin heb ik mij zeer ondersteund gevoeld. Zelf werd ik regelmatig in interne discussies meegezogen. Het was voor mij dan fijn om met Mixit, als externe partij, hierover te kunnen sparren. Ook was het dan fijn om te ervaren dat Mixit flexibel mee kon denken en doorpakken. Mooi om te zien dat we vanuit éénzelfde visie op verandermanagement de geïntegreerde veranderaanpak vorm hebben gegeven. Ik ben trots op hoe wij met deze veranderaanpak maatwerk in de enorme transitie hebben gebracht, met oog en aandacht voor individueel leidinggevenden. Hoe mooi is het dan om vervolgens te horen, dat zij aangeven zich gesteund te hebben gevoeld. Daar hebben we het uiteindelijk allemaal voor gedaan!
