Digital Workplace Company

User-centered aanpak voor de introductie van office 365 in 35 landen

Smurfit Kappa

Papier en karton
Groots in verpakkingen

Smurfit Kappa is een wereldmarktleider in productie van papier en verpakkingen van karton. Hun Global Microsoft Competence Center bepaalt de strategie en werkwijze rondom de producten van Microsoft en faciliteert de locaties bij de ondersteuning van hun medewerkers daarin.

Smurfit Kappa
In cijfers
landen
landen
duizend medewerkers
duizend medewerkers
locaties
locaties
miljard omzet
miljard omzet
Bijdragen aan resultaat
Office 365

Zoals veel organisaties is er bij Smurfit Kappa gekozen om de on premise omgeving te verruilen voor Office 365. Hierdoor krijgen de medewerkers ook beschikking over een set nieuwe tools als OneNote, OneDrive en Delve. Maar hoe kunnen we deze bij laten dragen aan de productiviteit, inzetbaarheid en innovatie binnen Smurfit Kappa?

Ken je doelgroep
Knelpunten

Om medewerkers de mogelijkheden van de tools van Office 365 volledig te laten benutten, is het van belang te weten waar mensen behoefte aan hebben in hun dagelijkse werk en waar ze tegenaan lopen. In de behoeften maken we onderscheidt tussen communiceren, vinden en delen van kennis, en samenwerken.

Nieuwe werkwijze
User centered

De basis van het antwoord ligt in een intensieve samenwerking, in een meerjarig programma, tussen Mixit, Smurfit Kappa’s eigen Microsoft center en IT managers wereldwijd. De eerste stap is de implementatie van een nieuwe manier van werken binnen het Microsoft center. Naast de aanpak, moet ook de mindset user-centered worden. Het standaard proces helpt de locaties wereldwijd om functionaliteit te implementeren die door het Microsoft center aangeboden wordt. Dit proces bestaat uit een mix van communicatie, functionaliteit, adoptie materiaal en een ‘implementatiepakket’ per functionaliteit. Hiervoor is een selfservice omgeving ontwikkeld, waar de locaties en de IT afdelingen alle informatie en support kunnen vinden bij de implementatie van de verschillende onderdelen van Office 365. Het aangeboden proces wordt constant verbeterd op basis van feedback.

Succesvol gebruik
Adoptie

Functionaliteiten aanbieden is niet voldoende. We ondersteunen de locaties met support materiaal en communicatiemiddelen. Gezamenlijk bepalen we welke content nodig is voor de juiste ondersteuning. Hiervoor gebruiken we ons Maturity model als basis. We maken onderscheid tussen 2 typen adoptie: actieve ondersteuning (voorafgaand aan de livegang van een nieuwe tool) en reactieve ondersteuning (na livegang). Voor de reactieve ondersteuning wordt een self-service omgeving ontwikkeld, waarin medewerkers informatie, ondersteunend materiaal en mogelijkheden voor e-learning kunnen vinden. Alle beschikbare middelen worden continue verbeterd op basis van feedback.

Eerste resultaat
Kleine stappen

Local intranet

In samenwerking met Macaw is een lokaal intranet in Zweden gerealiseerd op basis van SharePoint, met bijbehorende adoptie.

Support center

Ook is er inmiddels een MVP van de support omgeving voor de verschillende locaties

Persona's

De nieuwe werkwijze begint zijn vruchten af te werpen en de verschillende persona’s zijn niet meer weg te denken uit de dagelijkse werkzaamheden binnen het Microsoft center van Smurfit Kappa.

Neem contact op
Wil je meer weten over dit project
Martijn Zomer
Hoe kunnen we zorgen dat de oplossing van morgen over een jaar nog steeds relevant is? Daar ga ik samen met onze klanten naar op zoek. Een holistische benadering is de basis van echte digitale transformatie. Mogelijkheden van nieuwe technologie vertalen naar kansen geeft mij energie.
Martijn Zomer
Digital strategy consultant
Kirsten Kikkert
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Projectmanager