Als Rotterdamse zorginstelling met 2800 medewerkers, is Pameijer er voor elke persoon voor wie meedoen in de samenleving lastig is. Bijvoorbeeld door psychische problemen of een verstandelijke beperking. Pameijer heeft 130 zorgteams, verdeeld over verschillende woon- en werklocaties in de regio. Wij mochten hen helpen om de informatie die zij dagelijks nodig hebben, sneller te ontsluiten. Zodat werkprocessen soepeler verlopen en er meer tijd en aandacht is voor cliënten.
Of het nu gaat om opgroeien, opvoeden, wonen, werken, vrije tijd of sociale contacten: de hulpvragen van cliënten van Pameijer variëren. Het streven is om iedereen optimale ondersteuning te bieden. Voor sommigen is dat begeleid werken. Voor anderen is dat wonen met 24 uurs ondersteuning. De informatie die achter elke zorgoplossing zit, is enorm.
Medewerkers van Pameijer worstelden met de digitale tools, die zij dagelijks voor hun werk nodig hadden. Er waren veel verschillende applicaties en je raakte snel het overzicht kwijt. Veel tijd ging verloren met het zoeken naar de juiste informatie. Pameijer vroeg ons om mee te denken over een slimmere oplossing, DigiPameijer genaamd, waarbij alle informatie op één plek te vinden was.
Het vinden van de passende oplossing
Met DigiPameijer wil Pameijer haar medewerkers één plek geven waar zij aan het begin van de werkdag in één oogopslag alle relevante informatie zien, ongeacht in welk systeem deze informatie zich bevindt. Welke informatie relevant is, verschilt per zorgmedewerker. De te kiezen oplossing moest hierin voorzien.
De eerste stap was om aan de hand van persona’s de wensen en behoeften van medewerkers in kaart te brengen. We toetsten bij zorgmedewerkers wat ze nodig hadden en belangrijk vonden. Deze input vormde de basis voor de platformkeuze. Pameijer wilde het liefst een ‘off the shelf’ systeem, maar er bleek geen bestaand product te zijn dat voldeed aan de eisen, die waren voortgekomen uit ons onderzoek. Na uitgebreide analyse heeft Pameijer ervoor gekozen om een nieuwe oplossing te realiseren op basis van Microsoft standaarden. Deze oplossing paste precies bij de behoeften van zowel de organisaties als haar medewerkers.
De opbouw van het projectteam
Om er zeker van te zijn dat DigiPameijer uiteindelijk perfect aan zou sluiten bij de wensen van de zorgmedewerkers, werden er vier zorgmedewerkers als belangrijkste stakeholders in het projectteam opgenomen. Zij waren bij alle beslissingen betrokken. Verder bestond het team uit een projectleider en adoptie-adviseur vanuit Pameijer, een Product Owner en ontwerper vanuit Mixit, en de partij die de software ontwikkelde.
Voor de realisatie van dit project kozen we voor korte sprints van telkens twee weken. Tijdens een sprint werd een deel van de gewenste functionaliteit ontwikkeld. Samen met de zorgmedewerkers keken we wekelijks naar de voortgang en stelden we prioriteiten voor de te bouwen functionaliteiten. Op deze manier werd DigiPameijer steeds concreter en konden we bijsturen waar en wanneer dat nodig was.
De digitale werkplek Pameijer
Via de digitale werkplek hebben medewerkers van Pameijer één ingang naar onder andere:
- Cliëntgegevens
- Agenda
- Roosterinformatie
- Collega’s
- Nieuws
- Links die zij vaak gebruiken
- Office 365
De digitale werkplek van Pameijer functioneert als een schil die informatie uit de verschillende bronsystemen in afzonderlijke componenten toont. Het is niet mogelijk om binnen de schil informatie toe te voegen, maar medewerkers kunnen wel eenvoudig doorklikken naar de betreffende applicatie om dit te doen. Dus wel: cliëntrapportages lezen, maar niet: nieuwe rapportages maken. Dat kan alleen via het originele bronsysteem.
Proeftuinperiode
De eerste versie van DigiPameijer werd gelanceerd voor 10 van de 130 zorgteams. Zij mochten als pioniers als eerste aan de slag met de nieuwe oplossing. Tijdens kickoff-trainingen motiveerden we onze keuzes, lieten we zien hoe DigiPameijer werkt en konden zorgmedewerkers zelf oefenen. Na een proefperiode, organiseerden we terugkomdagen, waarin we feedback verzamelden om DigiPameijer verder te ontwikkelen. Zo werkten we toe naar een Pameijer-brede implementatie van DigiPameijer.
Meer succes met de medewerker centraal
De aanpak van het DigiPameijer-project wat voor Pameijer nieuw ten opzichte van de aanpak van eerdere projecten. Voorheen werden nieuwe applicaties aangeschaft en ‘aangezet’ met de verwachting dat zorgmedewerkers hier, zonder veel begeleiding, direct mee uit de voeten konden. Dat bleek in de praktijk vaak erg tegen te vallen met als gevolg frictie tussen de zorgteams en het hoofdkantoor. De aanpak in dit project droeg bij aan het verkleinen van de afstand tussen hoofdkantoor en zorgmedewerkers.
De gekozen aanpak voor de ontwikkeling en implementatie van DigiPameijer zorgde voor veel meer wederzijds begrip. Door de medewerker centraal te zetten, bereikte we een oplossing die breed gedragen werd en die tot succes leidde: minder tijd kwijt met zoeken naar informatie en meer tijd voor de cliënt. Bovendien werden de zorgmedewerkers een stuk gelukkiger van de nieuwe oplossing, omdat deze voldeed aan hun specifieke wensen in hun dagelijkse praktijk.
De 6 grootste uitdagingen voor zorgmedewerkers bij Pameijer waren:
1. Agenda & Rooster
In het dashboard is een beknopt overzicht van de eerstvolgende afspraken van de medewerker zichtbaar. Binnen deze component worden afspraken uit diverse agenda’s van de medewerker getoond, maar is ook vergelijking mogelijk met de eigen agenda’s en die van collega’s. Daarnaast is er een snelle doorlink naar de bron-agenda’s in Outlook, PlanCare en het Rooster.
2. Clientgegevens
In de component cliëntgegevens ziet de medewerker een overzicht van diens cliënten. Zowel op de startpagina als in het cliëntoverzicht ziet de medewerker middels notificaties welke rapportages van cliënten ongelezen zijn en welke actie verdienen. De rapportages worden uitgesplitst in rapportages met en zonder prioriteit. Op deze manier is meteen duidelijk welke ontwikkelingen er bij cliënten zijn en welke direct aandacht verdienen.
Op de individuele cliëntpagina vind je cliëntgegevens, rapportages, welke collega’s bij de cliënt betrokken zijn en hoe je deze kunt bereiken. Ook is de status van het cliëntplan te zien, waardoor inzichtelijk is wanneer het cliëntplan geëvalueerd moet worden en wat de status van de openstaande doelen is. Vanuit hier is het mogelijk om direct naar het dossier in PlanCare te gaan en de cliëntagenda in te zien.
3. Informatie vinden
Door de verscheidenheid aan gebruikte applicaties binnen Pameijer was het moeilijk om in korte tijd de juiste informatie te vinden. De systemen waren tevens lastig te doorzoeken, waardoor er veel tijd verloren ging bij het zoeken van de juiste informatie.
4. Collega's zoeken
Binnen Pameijer werd de mogelijkheid om snel een collega te vinden en te bereiken niet optimaal benut.
5. Plaatsonafhankelijk werken
Met de huidige systemen was het lastig om met een smartphone of tablet te werken. Daardoor waren medewerkers gebonden aan hun werkplek en was plaatsonafhankelijk werken niet mogelijk. Juist voor ambulante zorgmedewerkers was dit een probleem bij uitstek.
6. Prioriteren bij de dagstart
De dagstart was doorgaans hectisch. De zorgmedewerkers moesten inloggen in de systemen en vervolgens zelf zoeken naar cliënten die het meest urgent aandacht nodig hadden. Dat kostte veel tijd, juist op het moment dat deze het meest onder druk stond.
7 oplossingen verenigd in één DigiPameijer:
1. Agenda & Rooster
In het dashboard is een beknopt overzicht van de eerstvolgende afspraken van de medewerker zichtbaar. Binnen deze component worden afspraken uit diverse agenda’s van de medewerker getoond, maar is ook vergelijking mogelijk met de eigen agenda’s en die van collega’s. Daarnaast is er een snelle doorlink naar de bron-agenda’s in Outlook, PlanCare en het Rooster.
2. Clientgegevens
In de component cliëntgegevens ziet de medewerker een overzicht van diens cliënten. Zowel op de startpagina als in het cliëntoverzicht ziet de medewerker middels notificaties welke rapportages van cliënten ongelezen zijn en welke actie verdienen. De rapportages worden uitgesplitst in rapportages met en zonder prioriteit. Op deze manier is meteen duidelijk welke ontwikkelingen er bij cliënten zijn en welke direct aandacht verdienen.
Op de individuele cliëntpagina vind je cliëntgegevens, rapportages, welke collega’s bij de cliënt betrokken zijn en hoe je deze kunt bereiken. Ook is de status van het cliëntplan te zien, waardoor inzichtelijk is wanneer het cliëntplan geëvalueerd moet worden en wat de status van de openstaande doelen is. Vanuit hier is het mogelijk om direct naar het dossier in PlanCare te gaan en de cliëntagenda in te zien.
3. Vind een collega
In deze component kunnen zorgmedewerkers collega’s vinden op naam, expertise en op team. Een deel van deze informatie wordt ingeladen vanuit Active Directory. Daarnaast is het mogelijk om je eigen gebruikersprofiel aan te vullen met projecten, expertises en een persoonlijke beschrijving.
4. Nieuws
Op basis van een RSS-feed wordt al het Pameijer nieuws gedeeld.
5. Handige tips
In de component ‘Handige lijstjes’ kunnen medewerkers zelf snelkoppelingen opnemen naar sites of documenten die zij vaak gebruiken. Daarnaast biedt deze component een overzicht van recente documenten.
6. App launcher
Dankzij de app launcher hebben medewerkers snel toegang tot de applicaties van Pameijer. Dit zijn onder andere Office 365, PlanCare en het faciliteitenportaal van Pameijer.
7. Documenten zoeken
Tot slot biedt DigiPameijer een snelle zoekingang voor alle documenten die zijn opgeslagen in de Sharepoint-bibliotheken van Pameijer.
