Werken 3.0 is een van de speerpunten bij Rivas Zorggroep. Immers, goed op elkaar afstemde zorg kun je alleen leveren als je intern ook goed op elkaar bent afgestemd. Maar wat houdt Werken 3.0 voor Rivas in? In eerste instantie werd vooral gedacht aan een nieuw intranet, maar wijze lessen uit het verleden hadden Rivas geleerd niet vanuit de techniek te denken, maar vanuit de gebruiker. Koren op de molen van Mixit. Zij brachten behoeften, kansen en knelpunten in kaart bij de organisatie waardoor Werken 3.0 een breed gedragen invulling kreeg. Dat leidde tot een aantal mooie verbetermogelijkheden, inclusief een nieuw intranet.
Begrijpen, niet aannemen
Rivas Zorggroep is een keteninstelling die verschillende soorten zorg biedt, van ziekenhuiszorg tot langdurige (woon)zorg, wijkverpleging en revalidatie. Bij elkaar werken ruim 3000 medewerkers dag en nacht om hun patiënten en cliënten dichtbij én direct, de best mogelijke zorg te bieden. Vanwege de uiteenlopende aard van de werkzaamheden die voortvloeien uit dit diverse zorgaanbod, is Rivas vanuit organisatorisch oogpunt een complexe organisatie te noemen. Het creëren van interne verbinding, rekening houdend met het specifieke karakter van elke beroepsgroep en de variëteit aan verschillende werkomgevingen en werkdruk, vereist diep inzicht in de organisatie en haar medewerkers. Mixit nam meer dan 40 interviews af bij mensen uit alle lagen en divisies van de organisatie. Zo ontstond een goed beeld van de behoeften, kansen en knelpunten voor de invulling van Werken 3.0.
Welk nieuwsplatform past het beste bij óns?
Toen de wensen organisatie-breed in kaart waren gebracht, ontwierp Mixit persona’s voor de verschillende interne doelgroepen van Rivas. Elk met specifieke eigenschappen, behoeften en bijzonderheden. Vervolgens hielp het Rivas met het uitkiezen van het best passende nieuwsplatform.
Jiska: ‘Ook de keuze van de leverancier hebben we niet vanaf ons eilandje op kantoor gemaakt. Door zogenaamde ‘kliksessies’ te organiseren, nodigden we diverse operationeel medewerkers uit om hun mening te geven. Hierop werd de keuze gemaakt. We hadden het gevoel dat we al 1-0 voorstonden bij de introductie van het platform, zo goed voelde het om in gezamenlijkheid te kiezen in plaats van alleen.’
Ondersteunen, niet opzadelen
Medio 2022, zo’n anderhalf jaar na de start, werd het nieuwe nieuwsplatform opgeleverd. Hiermee kon Rivas gericht nieuwsberichten sturen, rekening houdend met de diversiteit binnen de organisatie. Nu was het tijd om met de adoptie aan de gang te gaan. Want: een nieuw platform wordt niet ‘zomaar’ omarmd. ‘Dankzij kennis van onze persona’s konden we heel gericht een plan maken’, vertelt Jiska. ‘Mixit adviseerde ons om te beginnen bij de groep die het meest onafhankelijk van Rivas werkte en daardoor het minste verbinding met Rivas ervoer. Bij ons was dat de wijkverpleging. Dit pakte erg goed uit.’ Rivas en Mixit hebben samen een heel precies pad uitgestippeld hoe stuk voor stuk alle divisies aangesloten werden en hoe hier blijvend vervolg aan gegeven kan worden.
Bereiken, niet afvinken
Voordat het nieuwsplatform operationeel werkte, voerde Mixit een nulmeting uit onder een representatief gedeelte van de organisatie. De tweede meting staat binnenkort gepland. Jiska: ‘We zijn al heel tevreden met het aantal inlogs, maar onze ambities ten aanzien van het gebruik liggen hoger. Daar kunnen we dankzij het nieuwe platform heel gericht mee aan de slag.’
En nu: de toekomst
De introductie van een nieuw intranet was, mede door de grote wens van de organisatie, het eerste dat werd opgepakt binnen Werken 3.0. Op een eenduidige manier gericht nieuwsberichten kunnen sturen binnen de organisatie of delen ervan, is een enorme verbetering. Maar we zijn er nog niet! Kim: ‘Uit de interviews bleek dat medewerkers ook behoefte hadden om beter en makkelijker met elkaar te kunnen samenwerken. Ook hier kan techniek een handje helpen, mits het juiste gekozen wordt, er aandacht is voor adoptie en meten. We zijn nu met elkaar in gesprek om het samenwerken binnen de organisatie op te pakken. Als einddoel hebben we gezamenlijk voor ogen dat Rivas medewerkers ‘device-onafhankelijk’ altijd en overal in contact staan met Rivas, elkaar kunnen vinden en makkelijk met elkaar kunnen samenwerken.’
Trots
Jiska: ‘Ik ben echt trots op wat we tot nu toe bereikt hebben. Toen we startten binnen de organisatie eind 2020, hadden we net het eerste jaar Corona achter de rug. De urgentie werd enorm gevoeld binnen onze organisatie: verbonden zijn met elkaar en te allen tijde goed met elkaar kunnen samenwerken. De medewerking was enorm. De focus heeft altijd gelegen op het ondersteunen van de primaire werkzaamheden van onze mensen, maar daarmee is het zelf geen primair middel. Dat mensen hier toch tijd voor wilden maken, zelfs in hun vrije tijd, heeft me echt geraakt. Dan voel je: we zijn echt met iets wezenlijks bezig, we moeten er alles aan doen om dit zo goed mogelijk te laten slagen.’ Jiska vervolgt: ‘Het tweede wat me echt trots maakt, is dat we op meerdere plekken in de organisatie de ogen hebben geopend hoe je succesvol projecten aanpakt. We zijn allemaal een beetje meer ‘medewerker centraal’ gaan denken, iets waar Mixit vanaf het begin af aan op hamerde. Neem bijvoorbeeld ICT. Zij willen voortaan eerst met de medewerkers in gesprek voordat ze met oplossingen komen. Maar we zien het ook bij P&O. Mede ingegeven door de krapte op de arbeidsmarkt, wordt er nu veel meer vanuit de (toekomstige) medewerker gedacht in plaats vanuit de organisatie.’
Tips voor andere zorginstellingen
Wat andere zorginstellingen kunnen meenemen van de Rivas case? Jiska noemt de volgende punten:
- Betrek altijd je medewerkers voordat je iets besluit.
- Het feit dat je luistert, is niet alleen wijst maar ook heel wenselijk vanuit de medewerker. Medewerkers vinden het heel fijn dat ze gehoord worden.
- Succesformule: doe je huiswerk goed, zodat je de juiste keuze kunt maken, besteedt veel aandacht aan adoptie en meet je succes om steeds beter te kunnen worden.
- Persona’s zijn dé oplossing om in complexe organisaties met een grote diversiteit aan werknemers, beroepen en werkomgevingen structuur en overzicht aan te brengen.
- Verdiep je écht in je collega’s, hoe ze werken, waar ze tegenaan lopen, hoe je ze kunt helpen. Doe geen aannames. Samen ben je één team met één gezamenlijk doel: de beste zorg leveren.
